Sự định nghĩa Ma trận IFE & EFE

Ma trận đánh giá các yếu tố bên trong (IFE) là một công cụ chiến lược được sử dụng để đánh giá môi trường bên trong của công ty và tiết lộ điểm mạnh cũng như điểm yếu của nó. ^[1]

Ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài (EFE) là một công cụ chiến lược được sử dụng để kiểm tra môi trường bên ngoài của công ty và để xác định các cơ hội và mối đe dọa hiện có.

HÌnh 1: Ma trận IFE & EFE là đầu vào trong Quy trình hoạch định chiến lược

Hiểu công cụ Ma trận IFE & EFE

Các ma trận đánh giá nhân tố bên trong và bên ngoài đã được Fred R. David giới thiệu trong cuốn sách ‘Quản lý chiến lược’ của ông (ít nhất tôi đã tìm thấy chúng ở đó và không thể truy tìm nguồn gốc của chúng ở bất kỳ nơi nào khác). Theo tác giả, cả hai công cụ được sử dụng để tóm tắt thông tin thu được từ các phân tích môi trường bên ngoài và bên trong của công ty. Thông tin tóm tắt được đánh giá và sử dụng cho các mục đích khác, chẳng hạn như để xây dựng phân tích SWOT hoặc ma trận IE. Mặc dù, các công cụ khá đơn giản nhưng chúng thực hiện công việc tốt nhất có thể trong việc xác định và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng chính. Cả hai công cụ gần như giống hệt nhau, vì vậy chúng tôi sẽ chỉ hiển thị một ví dụ về ma trận EFE ngay bây giờ.

Ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài Ma trận EFE

Các yếu tố bên ngoài chính	Trọng số	Xếp hạng	Điểm trọng số
Những cơ hội
1. Hiệp định thương mại mới dỡ bỏ lệnh cấm nhập khẩu thực phẩm được ký kết với một quốc gia láng giềng.	0,11	3	0,33
2. Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp mới.	0,09	1	0,09
3. Thị trường thực phẩm chế biến tăng trưởng 15% trong năm tới tại thị trường lớn nhất của chúng tôi.	0,24	2	0,48
4. Thành lập một công ty mới ở nước láng giềng, nơi thuế suất sẽ giảm 3% vào năm tới.	0,10	1	0,10
Các mối đe dọa
5. Hợp đồng với khách hàng chính còn 2 tháng nữa mới hết hạn.	0,17	4	0,68
6. Trường hợp thiên tai cực đoan xảy ra trong năm tới.	0,03	2	0,06
7. Luật mới, yêu cầu giảm 20% lượng đường trong thực phẩm, có thể được thông qua vào năm tới.	0,14	3	0,42
8. Đối thủ cạnh tranh mở 3 cửa hàng mới trong thị trấn.	0,12	2	0,24
Tổng cộng	1,00	–	2,40

Các yếu tố bên ngoài và bên trong chính

Ma trận EFE. Khi sử dụng ma trận EFE, chúng tôi xác định các cơ hội và mối đe dọa chính bên ngoài đang ảnh hưởng hoặc có thể ảnh hưởng đến một công ty. Chúng ta lấy những yếu tố này từ đâu? Đơn giản bằng cách phân tích môi trường bên ngoài bằng các công cụ như phân tích PEST , Năm lực lượng của Porter hoặc Ma trận Hồ sơ Cạnh tranh .

Ma trận IFE. Điểm mạnh và điểm yếu được sử dụng làm yếu tố bên trong chính trong đánh giá. Khi tìm kiếm những điểm mạnh, hãy hỏi bạn làm gì tốt hơn hoặc có giá trị hơn đối thủ cạnh tranh của bạn? Trong trường hợp có những điểm yếu, hãy hỏi bạn có thể cải thiện lĩnh vực nào trong công ty và ít nhất là bắt kịp đối thủ cạnh tranh?

Nguyên tắc chung là xác định 10-20 yếu tố chính bên ngoài và 10-20 yếu tố bên trong chính, nhưng bạn nên xác định càng nhiều yếu tố càng tốt.

Trọng số

Mỗi yếu tố chính nên được gán trọng số từ 0,0 (tầm quan trọng thấp) đến 1,0 (tầm quan trọng cao). Con số cho biết tầm quan trọng của yếu tố này nếu một công ty muốn thành công trong một ngành. Nếu không có trọng số được chỉ định, tất cả các yếu tố sẽ quan trọng như nhau, đây là một kịch bản không thể xảy ra trong thế giới thực. Tổng của tất cả các trọng số phải bằng 1,0. Không nên quá chú trọng đến các yếu tố riêng biệt (chỉ định trọng số từ 0,30 trở lên) vì sự thành công trong một ngành hiếm khi được quyết định bởi một hoặc một vài yếu tố.

Trọng số có cùng ý nghĩa trong cả hai ma trận.

Trong ví dụ đầu tiên của chúng tôi, các yếu tố quan trọng nhất là ‘Thị trường thực phẩm chế biến tăng trưởng 15% trong năm tới tại thị trường lớn nhất của chúng tôi.’ (0,24 điểm), ‘Hợp đồng với khách hàng chính sẽ hết hạn sau 2 tháng nữa.’ (0,17 điểm) và ‘Luật mới, yêu cầu giảm 20% lượng đường trong thực phẩm, có thể được thông qua vào năm tới.’ (0,14 điểm).

Xếp hạng

Ý nghĩa của xếp hạng là khác nhau trong mỗi ma trận, vì vậy chúng tôi sẽ giải thích chúng một cách riêng biệt.

Ma trận EFE. Xếp hạng trong ma trận bên ngoài đề cập đến mức độ hiệu quả của chiến lược hiện tại của công ty đối phó với các cơ hội và mối đe dọa. Các số nằm trong khoảng từ 4 đến 1, trong đó 4 có nghĩa là phản hồi vượt trội, 3 – phản hồi trên trung bình, 2 – phản hồi trung bình và 1 – phản hồi kém. Xếp hạng, cũng như trọng số, được chỉ định một cách chủ quan cho từng yếu tố. Trong ví dụ của chúng ta, chúng ta có thể thấy rằng phản ứng của công ty đối với các cơ hội là khá kém, bởi vì chỉ có một cơ hội nhận được xếp hạng 3, trong khi các cơ hội còn lại nhận được xếp hạng 1. Công ty đã chuẩn bị tốt hơn để đáp ứng các mối đe dọa, đặc biệt là mối đe dọa đầu tiên.

Ma trận IFE. Xếp hạng trong ma trận nội bộ đề cập đến mức độ mạnh hay yếu của mỗi yếu tố trong một công ty. Các số nằm trong khoảng từ 4 đến 1, trong đó 4 có nghĩa là điểm mạnh chính, 3 – điểm mạnh nhỏ, 2 – điểm yếu nhỏ và 1 – điểm yếu chính. Điểm mạnh chỉ có thể nhận được xếp hạng 3 & 4, điểm yếu – 2 & 1. Quá trình xếp hạng trong ma trận IFE có thể được thực hiện dễ dàng hơn bằng cách sử dụng công cụ đo điểm chuẩn.

Điểm theo trọng số & Tổng điểm theo trọng số

Điểm số là kết quả của trọng lượng nhân với xếp hạng. Mỗi yếu tố chính phải nhận được một số điểm. Tổng số điểm có trọng số chỉ đơn giản là tổng của tất cả các điểm số có trọng số riêng lẻ. Công ty có thể nhận được tổng số điểm như nhau từ 1 đến 4 trong cả hai ma trận. Tổng số điểm 2,5 là điểm trung bình. Trong đánh giá bên ngoài, tổng số điểm thấp cho thấy chiến lược của công ty không được thiết kế tốt để đáp ứng các cơ hội và chống lại các mối đe dọa. Trong đánh giá nội bộ, điểm thấp cho thấy công ty yếu thế trước các đối thủ cạnh tranh.

Trong ví dụ của chúng tôi, công ty đã nhận được tổng số điểm là 2,40, điều này cho thấy rằng các chiến lược của công ty không hiệu quả cũng như không hiệu quả trong việc khai thác các cơ hội hoặc phòng thủ trước các mối đe dọa. Công ty nên cải thiện chiến lược của mình và tập trung hơn vào cách tận dụng các cơ hội.

Những lợi ích

Cả hai ma trận đều có những lợi ích sau:

• Dễ hiểu. Các yếu tố đầu vào có ý nghĩa rõ ràng đối với mọi người trong hoặc ngoài công ty. Không có sự nhầm lẫn về các thuật ngữ được sử dụng hoặc ý nghĩa của ma trận.
• Dễ sử dụng. Các ma trận không yêu cầu chuyên môn sâu rộng, nhiều nhân sự hoặc nhiều thời gian để xây dựng.
• Tập trung vào các yếu tố bên trong và bên ngoài quan trọng. Không giống như một số phân tích khác (ví dụ: phân tích chuỗi giá trị, xác định tất cả các hoạt động trong chuỗi giá trị của công ty, bất chấp tầm quan trọng của chúng), IFE và EFE chỉ nêu bật các yếu tố chính đang ảnh hưởng đến công ty hoặc chiến lược của công ty.
• Đa mục đích. Các công cụ có thể được sử dụng để xây dựng phân tích SWOT, ma trận IE, ma trận GE-McKinsey hoặc để đo điểm chuẩn.

Hạn chế

• Dễ dàng thay thế. Ma trận IFE và EFE có thể được thay thế gần như hoàn toàn bằng phân tích PEST, phân tích SWOT, ma trận hồ sơ cạnh tranh và một số phân tích khác.
• Không trực tiếp giúp đỡ trong việc hình thành chiến lược. Cả hai phân tích chỉ xác định và đánh giá các yếu tố nhưng không giúp công ty trực tiếp xác định bước đi chiến lược tiếp theo hoặc chiến lược tốt nhất. Các công cụ chiến lược khác phải được sử dụng cho điều đó.
• Các yếu tố quá rộng. Ma trận SWOT cũng có hạn chế là một số yếu tố không đủ cụ thể có thể bị nhầm lẫn với nhau. Một số điểm mạnh cũng có thể là điểm yếu, ví dụ như danh tiếng thương hiệu, có thể là danh tiếng thương hiệu mạnh và có giá trị hoặc danh tiếng thương hiệu kém. Tình hình tương tự là với các cơ hội và các mối đe dọa. Do đó, mỗi yếu tố phải càng cụ thể càng tốt để tránh nhầm lẫn về nơi yếu tố nên được chỉ định.

Sử dụng công cụ Ma trận IFE & EFE

Bước 1. Xác định các yếu tố bên ngoài / bên trong chính

Ma trận EFE. Thực hiện phân tích PEST trước. Thông tin từ phân tích PEST tiết lộ những yếu tố nào hiện đang ảnh hưởng hoặc có thể ảnh hưởng đến công ty trong tương lai. Tại thời điểm này, các yếu tố có thể là cơ hội hoặc mối đe dọa và nhiệm vụ tiếp theo của bạn là sắp xếp chúng vào danh mục này hoặc danh mục khác. Cố gắng xem xét yếu tố nào có thể mang lại lợi ích cho công ty và yếu tố nào sẽ gây hại cho công ty.

Bạn cũng nên phân tích hành động của đối thủ cạnh tranh và chiến lược của họ. Bằng cách này, bạn sẽ biết những gì đối thủ cạnh tranh đang làm đúng và chiến lược của họ thiếu những gì.

Ma trận IFE. Trong trường hợp bạn đã thực hiện phân tích SWOT , bạn có thể thu thập một số yếu tố từ đó. Phân tích SWOT thường sẽ có không quá 10 điểm mạnh và điểm yếu, vì vậy bạn sẽ phải thực hiện phân tích bổ sung để xác định thêm các yếu tố bên trong chính cho ma trận.

Nhìn lại các nguồn lực, khả năng, cơ cấu tổ chức, văn hóa, các lĩnh vực chức năng và phân tích chuỗi giá trị của công ty và nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức.

Bước 2. Chỉ định trọng số và xếp hạng

Trọng số và xếp hạng được chỉ định một cách chủ quan. Do đó, nó là một quá trình khó khăn hơn so với việc xác định các yếu tố chính. Chúng tôi ấn định trọng số dựa trên ý kiến ​​của các nhà phân tích ngành. Tìm hiểu những gì các nhà phân tích nói về các yếu tố thành công của ngành và sau đó sử dụng ý kiến ​​​​hoặc phân tích của họ để chỉ định các trọng số phù hợp. Quá trình tương tự là với xếp hạng. Tuy nhiên, lần này bạn hoặc các thành viên trong nhóm của bạn sẽ phải quyết định xếp hạng nào sẽ được chỉ định. Xếp hạng từ 1-4 có thể được chỉ định cho từng cơ hội và mối đe dọa, nhưng chỉ có thể chỉ định xếp hạng từ 1-2 cho từng điểm yếu và 3-4 cho từng điểm mạnh.

Bước 3. Sử dụng kết quả

Bản thân ma trận IFE hoặc EFE có ít giá trị. Bạn nên thực hiện cả hai phân tích và kết hợp kết quả của chúng để thảo luận về các chiến lược mới hoặc để phân tích thêm. Chúng đặc biệt hữu ích khi xây dựng phân tích SWOT nâng cao, ma trận SWOT cho các chiến lược hoặc ma trận IE.

Ví dụ Ma trận IFE & EFE

Chúng tôi chỉ cung cấp các ví dụ chung của cả hai ma trận.

Ví dụ về ma trận EFE

Các yếu tố bên ngoài chính	Trọng số	Xếp hạng	Điểm trọng số
Những cơ hội
1. Luật nhập cư mới bãi bỏ các hạn chế đối với người nhập cư được sống và làm việc tự do trong nước.	0,02	1	0,02
2. Chính phủ tăng chi tiêu ngân sách cho các sản phẩm của chúng tôi.	0,17	4	0,68
3. Thị trường sản phẩm mới, trị giá 1 tỷ USD mỗi năm, có thể được giới thiệu cho người tiêu dùng.	0,05	4	0,20
4. Người tiêu dùng có nhiều khả năng hơn 20% bởi các sản phẩm có chung hệ sinh thái.	0,12	4	0,48
5. Chúng tôi đã được cấp bằng sáng chế cho công nghệ giúp tăng chất lượng sản phẩm của chúng tôi và giảm lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất ra sản phẩm đó.	0,03	3	0,09
6. Đối thủ cạnh tranh lớn nhất của chúng tôi đang bán công ty con của họ trên thị trường TV.	0,14	2	0,28
Các mối đe dọa
7. Thuế suất sẽ tăng 10% đối với các công ty gây ô nhiễm.	0,06	2	0,12
8. Do tăng trưởng kinh tế nhanh nên tín dụng khả dụng sẽ bị thắt chặt.	0,04	4	0,16
9. Lãi suất tín dụng tăng 5%.	0,02	2	0,04
10. Thiên tai làm gián đoạn hoạt động của các nhà cung cấp hoặc của chúng tôi.	0,08	3	0,24
11. Sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt.	0,12	4	0,48
12. Đối thủ cạnh tranh đang theo đuổi chiến lược hội nhập theo chiều ngang.	0,10	3	0,30
13. Lạm phát đã tăng lên 6%.	0,05	2	0,10
Tổng cộng	1,00	–	3.19

Ví dụ về ma trận IFE

Các yếu tố bên trong chính	Trọng số	Xếp hạng	Điểm trọng số
Những điểm mạnh
1. Thu nhập đa dạng (5 thương hiệu khác nhau kiếm được hơn 4 tỷ USD mỗi thương hiệu)	0,10	4	0,40
2. Danh tiếng thương hiệu trị giá 35 tỷ USD	0,08	3	0,24
3. Danh mục bằng sáng chế mạnh (13.000 bằng sáng chế)	0,07	4	0,28
4. Quản lý nhân viên xuất sắc	0,02	3	0,06
5. Năng lực mua bán và sáp nhập	0,06	3	0,18
6. Kênh phân phối rộng khắp	0,11	4	0,44
7. Hệ sinh thái sản phẩm mạnh mẽ	0,08	4	0,32
Những điểm yếu
8. Mức nợ cao (3 tỷ USD)	0,10	1	0,10
9. Quá phụ thuộc vào doanh số bán hàng từ Mỹ	0,13	2	0,26
10. Biên lợi nhuận ròng quá thấp	0,07	2	0,14
11. Cạnh tranh bằng giá	0,09	2	0,18
12. Văn hóa tổ chức cứng nhắc (quan liêu) cản trở việc giới thiệu sản phẩm mới nhanh chóng	0,04	1	0,04
13. Dư luận tiêu cực	0,05	2	0,10
Tổng cộng	1,00	–	2,74

Nguồn Ma trận IFE & EFE

1. David, F.R. (2009). Strategic Management: Concepts and Cases. 12th ed. FT Prentice Hall
2. Wikipedia (2014). IFE matrix. Available at: https://en.wikipedia.org/wiki/IFE_matrix