Sự định nghĩa

Tuyên bố sứ mệnh là một mô tả về những gì một tổ chức thực sự làm – hoạt động kinh doanh của nó là gì – và tại sao nó lại làm như vậy.

Hiểu công cụ

Thường được gọi là “tín điều”, “triết lý”, “giá trị cốt lõi” hoặc “khát vọng của chúng ta”, sứ mệnh của tổ chức là tuyên bố xác định mục đích cốt lõi hoặc lý do tồn tại của tổ chức.  Nó cho biết công ty là ai và nó làm gì. Theo P. Drucker, người thường được gọi là cha đẻ của quản lý hiện đại, sứ mệnh là hướng dẫn chính trong việc tạo ra các kế hoạch, chiến lược .hoặc đưa ra các quyết định hàng ngày. Nó là một công cụ giao tiếp quan trọng truyền tải thông tin về sản phẩm, dịch vụ, khách hàng mục tiêu, thị trường địa lý, triết lý, giá trị và kế hoạch phát triển trong tương lai của tổ chức tới tất cả các bên liên quan. Nói cách khác, mọi lý do chính khiến công ty tồn tại phải được phản ánh trong sứ mệnh của nó, để bất kỳ nhân viên, nhà cung cấp, khách hàng hay cộng đồng nào cũng hiểu được động lực thúc đẩy hoạt động của tổ chức.

Có hai loại tuyên bố: 

• Nhiệm vụ hướng tới khách hàng. Nhiệm vụ hướng tới khách hàng xác định mục đích của tổ chức trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc cung cấp giải pháp cho họ. Chúng mang lại sự linh hoạt hơn so với các sứ mệnh định hướng sản phẩm và có thể dễ dàng thích nghi với môi trường thay đổi. Chẳng hạn, tuyên bố “kết nối mọi người” của Nokia là hướng tới khách hàng. Nó không chỉ tập trung vào điện thoại di động hoặc điện thoại thông minh. Nó cung cấp một giải pháp cho nhu cầu của khách hàng và có thể dễ dàng hoạt động cách đây 50 năm và sẽ tiếp tục hoạt động trong tương lai. Nó cũng mang lại sự linh hoạt chiến lược hơn cho công ty. Trong trường hợp của Nokia, hãng có thể bắt đầu cung cấp phần mềm VoIP để cho phép thực hiện cuộc gọi qua internet và sứ mệnh của hãng vẫn sẽ có hiệu lực.
• Nhiệm vụ định hướng sản phẩm. Nhiệm vụ định hướng sản phẩm tập trung vào sản phẩm hoặc dịch vụ nào sẽ phục vụ hơn là cung cấp giải pháp nào cho khách hàng. Những tuyên bố này mang lại sự linh hoạt kém hơn cho công ty vì hầu hết các sản phẩm đều có vòng đời ngắn và khả năng mở rộng thị trường hạn chế. Công ty xác định hoạt động kinh doanh của mình là “cung cấp các sản phẩm bảo hiểm sức khỏe tốt nhất” có thể gặp khó khăn trong việc phát triển sang các loại sản phẩm bảo hiểm khác.

Để Tuyên bố sứ mệnh (mission statement) để thành công, nó phải bao gồm 9 thành phần sau: 

1. Khách hàng. Khách hàng của bạn là ai? Làm thế nào để bạn có lợi cho họ?
2. Sản phẩm hoặc dịch vụ. Các sản phẩm hoặc dịch vụ chính mà bạn cung cấp là gì? Tính độc đáo của chúng?
3. thị trường. Bạn hoạt động ở những thị trường địa lý nào?
4. Công nghệ. Công nghệ cơ bản của công ty là gì?
5. Mối quan tâm cho sự sống còn. Công ty có cam kết tăng trưởng và lành mạnh về tài chính không?
6. Triết lý. Niềm tin cơ bản, giá trị và triết lý hướng dẫn một tổ chức là gì?
7. Quan niệm bản thân. Điểm mạnh, năng lực hoặc lợi thế cạnh tranh của công ty là gì ?
8. Lo ngại về hình ảnh trước công chúng. Công ty có trách nhiệm với xã hội và thân thiện với môi trường không?
9. Lo lắng cho nhân viên. Làm thế nào để một công ty đối xử với nhân viên của mình?

Tại sao tạo ra một nhiệm vụ là quan trọng?

Nhiều nghiên cứu đã được thực hiện để tìm hiểu xem việc có và truyền đạt tuyên bố sứ mệnh có giúp tổ chức đạt được hiệu suất cao hơn hay không. Các kết quả đã được trộn lẫn. Một số nghiên cứu tìm thấy mối quan hệ tích cực giữa các tuyên bố bằng văn bản và hiệu suất tổ chức cao hơn, trong khi các nghiên cứu khác không tìm thấy mối quan hệ nào hoặc thậm chí tiêu cực. Một trong những lý do có thể là hầu hết các công ty tạo ra tuyên bố sứ mệnh chỉ bởi vì nó là mốt để làm như vậy và có rất ít nỗ lực để thực sự truyền đạt sứ mệnh đó tới các bên liên quan. David lập luận rằng nếu một tổ chức liên tục xem xét lại sứ mệnh của mình và coi nó như một tài liệu sống, thì tổ chức đó sẽ đạt được hiệu suất cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên, tất cả các tác giả đều đồng ý rằng sứ mệnh mang lại những lợi ích sau :

• Thông báo cho các bên liên quan của tổ chức về kế hoạch và mục tiêu của tổ chức;
• Thống nhất nỗ lực của nhân viên trong việc theo đuổi các mục tiêu của công ty;
• Phục vụ như một công cụ quan hệ công chúng hiệu quả;
• Cung cấp cơ sở để phân bổ nguồn lực;
• Hướng dẫn ra quyết định chiến lược hoặc hàng ngày;
• Cho thấy rằng một công ty là chủ động.

Viết sứ mệnh

Tạo tuyên bố sứ mệnh là bước quan trọng đầu tiên để xác định rõ ràng lý do tồn tại của doanh nghiệp bạn. Thật khó để làm điều đó đúng. Do đó, chúng tôi đã xác định các bước và hướng dẫn này để giúp bạn viết một tuyên bố hiệu quả.

Bước 1. Tập hợp đội ngũ quản lý, nhân viên và cổ đông. Sứ mệnh là tuyên bố phải được hiểu bởi nhân viên ở tất cả các cấp. Thu hút nhiều người hơn sẽ cho phép bạn tìm hiểu cách mỗi người trong số họ nhìn nhận một tổ chức và mục đích cốt lõi của nó. Ngoài ra, nhân viên sẽ hỗ trợ sứ mệnh của tổ chức nhiều hơn nếu họ tham gia vào quá trình tạo ra nó.

Bước 2. Trả lời tất cả 9 câu hỏi để thực hiện sứ mệnh hiệu quả. Nhiều học viên và học giả đồng ý rằng một tuyên bố toàn diện phải bao gồm tất cả 9 thành phần. Chỉ sau đó tạo ra một nhiệm vụ có thể mang lại lợi ích cho một công ty. Ở giai đoạn này, hãy cố gắng trả lời trung thực tất cả các câu hỏi và xác định khách hàng, thị trường, giá trị của bạn, v.v. Việc này có thể mất nhiều thời gian nhưng rất đáng giá.

Bước 3. Tìm sự kết hợp tốt nhất. Thu thập câu trả lời từ mọi người và cố gắng kết hợp một tuyên bố sứ mệnh từ chúng. Trong bước này, bạn có thể đảm bảo rằng mọi người đều hiểu lý do tồn tại của công ty và không còn quan điểm trái chiều nào.

Các hướng dẫn sau (tất cả được lấy từ các nghiên cứu khác nhau) cũng sẽ hữu ích trong việc viết một tuyên bố sứ mệnh hiệu quả:

• ‘Hình ảnh trước công chúng’, ‘mối quan tâm đến nhân viên’, ‘triết lý’ và ‘khách hàng’ là những thành phần quan trọng nhất của sứ mệnh;
• ‘Quyền công dân’, ‘tinh thần đồng đội’, ‘xuất sắc’ và ‘chính trực’ là những giá trị được các công ty có sứ mệnh hiệu quả sử dụng thường xuyên nhất;
• Các tuyên bố có ảnh hưởng bao gồm các từ như: ‘cộng đồng’, ‘khách hàng’, ‘nhân viên’, ‘đạo đức’, ‘toàn cầu’ và ‘chất lượng/giá trị’; 
• Tuyên bố nên hướng đến khách hàng;
• Sử dụng ít hơn 250 từ;
• Hãy truyền cảm hứng và bền bỉ.

GHI CHÚ! Mỗi nhiệm vụ phải được truyền đạt tới các bên liên quan của tổ chức để có bất kỳ tác động tích cực nào.
Nó phải được sửa đổi và điều chỉnh liên tục để đáp ứng mọi tình huống thay đổi.