Sự định nghĩa

So sánh chuẩn là một công cụ chiến lược được sử dụng để so sánh hiệu suất của các quy trình và sản phẩm kinh doanh với hiệu suất tốt nhất của các công ty khác trong và ngoài ngành.

Đo điểm chuẩn là tìm kiếm các phương pháp hay nhất trong ngành dẫn đến hiệu suất vượt trội.

Hiểu công cụ

So sánh doanh nghiệp của bạn với đối thủ là điều cần thiết khi cạnh tranh. Không có nó, bạn sẽ không bao giờ biết được hoạt động của mình thành công như thế nào trên thị trường hoặc liệu bạn có thực hiện nhiệm vụ này hay nhiệm vụ khác tốt hơn đối thủ cạnh tranh của mình hay không. Ví dụ: mức độ hài lòng của khách hàng là 85% có thể là rất tốt đối với bạn hoặc thậm chí so với mức trung bình của ngành, nhưng nếu một số công ty khác (không nhất thiết là đối thủ) dễ dàng đạt được tỷ lệ 97% thì sao? Trong tình huống này, tỷ lệ hài lòng 85% của bạn có vẻ không được tốt cho lắm. Để hiểu rõ hơn về tình hình của bạn và cải thiện hiệu suất của công ty, các nhà quản lý sử dụng điểm chuẩn.

Một số hình thức so sánh trong các công ty đã được sử dụng từ những năm 1800 và chủ yếu bao gồm so sánh chất lượng và tính năng của sản phẩm. Kiểu so sánh này hiếm khi được sử dụng và không trở thành một công cụ quản lý có giá trị cho đến cuối những năm 1980 và 1990, khi Xerox giới thiệu kỹ thuật đo điểm chuẩn quy trình. Kiểu so sánh này tỏ ra rất có lợi và Xerox, AT&T và các công ty khác bắt đầu so sánh hiệu suất của các quy trình của họ với các tiêu chuẩn tốt nhất trong ngành. Bảng sau đây cho thấy điểm chuẩn đã phát triển thành một công cụ chiến lược hiện đại như thế nào:

Lịch sử điểm chuẩn

1950-1975	Kỹ thuật đảo ngược
1976-1986	Điểm chuẩn cạnh tranh
1982-1986	quy trình đo điểm chuẩn
1988+	Điểm chuẩn chiến lược
1993+	điểm chuẩn toàn cầu

Nguồn: J. Blakeman, Đại học Wisconsin-Milwaukee 

Theo Camp,  benchmarking chỉ đơn giản là “Tìm kiếm và thực hiện các hoạt động kinh doanh tốt nhất”. Các nhà quản lý sử dụng công cụ này để xác định các phương pháp hay nhất ở các công ty khác và áp dụng các phương pháp đó vào các quy trình của riêng họ nhằm cải thiện hiệu suất của công ty. Không còn nghi ngờ gì nữa, việc cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty là mục tiêu quan trọng nhất của việc đo điểm chuẩn.

Đây là một công cụ rất quan trọng trong quản lý chiến lược , bởi vì nó thường tiết lộ tổ chức của bạn hoạt động tốt như thế nào so với các đối thủ.

Các ứng dụng khác của công cụ:

• Để tiết lộ quy trình kinh doanh thành công. Thường không rõ làm thế nào các công ty thành công đạt được hiệu suất vượt trội. Bằng cách quan sát và xem xét kỹ lưỡng các công ty như vậy, bạn có thể xác định các quy trình, kỹ năng hoặc năng lực góp phần vào sự thành công của tổ chức và sau đó áp dụng các phương pháp tương tự cho công ty của chính bạn.
• Để tạo điều kiện chia sẻ kiến ​​​​thức. Kiến thức thu được về các doanh nghiệp khác có thể dễ dàng chuyển sang tổ chức của riêng bạn.
• Để đạt được lợi thế cạnh tranh. Công ty có thể đạt được lợi thế cạnh tranh nếu áp dụng các thông lệ tốt nhất từ ​​các ngành khác vào ngành của mình. Ví dụ: một trang trại nhỏ thuộc sở hữu của một gia đình bán trực tuyến các sản phẩm nông nghiệp của mình có thể áp dụng các chiến lược truyền thông xã hội giống như blog trên internet để thu hút sự chú ý và có được khách hàng mới. Đây sẽ là một cách mới để thu hút khách hàng và ít nhất có thể mang lại lợi thế cạnh tranh tạm thời.

Phổ biến

Công cụ này là một trong những công cụ được công nhận và sử dụng rộng rãi nhất trong tất cả các công cụ chiến lược kinh doanh. Cuộc khảo sát được thực hiện bởi The Global Benchmarking Network cho thấy rằng mức độ thích ứng của công cụ trong các tổ chức thay đổi từ 68% đối với điểm chuẩn không chính thức đến 49% và 39% đối với điểm chuẩn hiệu suất và phương pháp hay nhất, tương ứng. Ngoài ra, các cuộc khảo sát hàng năm từ Bain & Company’s cũng chỉ ra kết quả tương tự.

Nguồn: Bain & Company

Biểu đồ cho thấy, mặc dù mức độ hài lòng của công cụ này cao nhưng việc sử dụng nó đã giảm kể từ mức cao nhất vào năm 1999. Tuy nhiên, điểm chuẩn vẫn là công cụ được sử dụng nhiều thứ 4 bởi các doanh nghiệp trên thế giới vào năm 2013.

các loại

Có nhiều loại điểm chuẩn khác nhau mà các nhà quản lý có thể sử dụng. Tuominen  và Bogan & English  đã xác định 3 loại chính sau:

• Điểm chuẩn chiến lược. Các nhà quản lý sử dụng loại điểm chuẩn này để xác định cách tốt nhất để cạnh tranh trên thị trường. Trong quá trình này, các công ty xác định các chiến lược thành công (thường nằm ngoài ngành của họ) mà các công ty thành công sử dụng và áp dụng chúng vào quy trình chiến lược của chính họ . Người ta cũng thường so sánh các mục tiêu chiến lược để phát hiện ra các lựa chọn chiến lược mới.
• Điểm chuẩn hiệu suất. Nó liên quan đến việc so sánh các sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn. Theo Bogan & English ^[8], công cụ này chủ yếu tập trung vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tính năng, giá cả, tốc độ, độ tin cậy, thiết kế và sự hài lòng của khách hàng, nhưng nó có thể đo lường bất kỳ thứ gì có số liệu đo lường được, bao gồm cả quy trình. Điểm chuẩn hiệu suất xác định mức độ mạnh mẽ của các sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi so với đối thủ cạnh tranh.
• So sánh quy trình.Nó đòi hỏi phải xem xét các công ty khác tham gia vào các hoạt động tương tự và xác định các phương pháp hay nhất có thể áp dụng cho các quy trình của riêng bạn để cải thiện chúng. Điểm chuẩn quy trình là một loại điểm chuẩn riêng biệt, nhưng nó thường xuất phát từ điểm chuẩn hiệu suất. Điều này là do trước tiên các công ty xác định các điểm cạnh tranh yếu của sản phẩm hoặc dịch vụ của họ và sau đó tập trung vào các quy trình chính để loại bỏ những điểm yếu đó. Ví dụ: một tổ chức sử dụng so sánh hiệu suất xác định rằng sản phẩm ‘X’ của họ vượt trội về tính năng, chất lượng sản xuất và thiết kế, nhưng lại đắt hơn sản phẩm ‘Y’ của đối thủ cạnh tranh. Sau đó, công ty xác định quy trình nào làm tăng giá thành sản phẩm nhiều nhất và tìm cách cải thiện chúng bằng cách xem xét các quy trình nặng nề tương tự nhưng ít chi phí hơn ở các công ty khác.

phương pháp tiếp cận

Ngoài các loại, có bốn cách bạn có thể thực hiện đo điểm chuẩn. Điều quan trọng là chọn cách tối ưu vì nó giảm chi phí của hoạt động và cải thiện cơ hội tìm thấy ‘tiêu chuẩn tốt nhất’ mà bạn có thể dựa vào.

• Điểm chuẩn nội bộ. Trong các tổ chức lớn hoạt động ở các vị trí địa lý khác nhau hoặc quản lý nhiều sản phẩm và dịch vụ, các chức năng và quy trình giống nhau thường được thực hiện bởi các nhóm, đơn vị kinh doanh hoặc bộ phận khác nhau. Điều này thường dẫn đến các quy trình được thực hiện rất tốt ở bộ phận này nhưng kém ở bộ phận khác. Điểm chuẩn nội bộ được sử dụng để so sánh công việc của các nhóm, đơn vị hoặc bộ phận riêng biệt để xác định những người đang làm việc tốt hơn và chia sẻ kiến ​​thức trong toàn công ty cho các nhóm khác để đạt được hiệu suất cao hơn. Nó thường được sử dụng bởi các công ty gần đây đã mở rộng về mặt địa lý, nhưng vẫn chưa tạo ra các hệ thống chia sẻ kiến ​​thức phù hợp giữa các bộ phận. Nếu các hệ thống như vậy được áp dụng, thì không cần sử dụng điểm chuẩn nội bộ để tìm kiếm các phương pháp hay nhất.
• Điểm chuẩn bên ngoài hoặc cạnh tranh. Một số tác giả sử dụng các thuật ngữ này thay thế cho nhau nhưng có một số khác biệt giữa chúng. Đầu tiên, so sánh chuẩn cạnh tranh đề cập đến một quá trình khi một công ty so sánh mình với các đối thủ cạnh tranh trong ngành của mình. Trong khi đó, điểm chuẩn bên ngoài xem xét cả bên trong và bên ngoài ngành để tìm ra các phương pháp hay nhất, do đó, bao gồm cả điểm chuẩn cạnh tranh. ^[9]Thứ hai, theo tôi, điểm chuẩn cạnh tranh sẽ chỉ được sử dụng với điểm chuẩn hiệu suất để so sánh các sản phẩm và dịch vụ của bạn. So sánh quy trình hoặc chiến lược sẽ không phải là lựa chọn khả thi vì sẽ rất khó tìm được đối thủ cạnh tranh muốn chia sẻ thông tin nhạy cảm với bạn và bạn sẽ không bao giờ vượt qua được đối thủ của mình nếu bạn sử dụng chiến lược hoặc quy trình của họ. Bên cạnh đó, điểm chuẩn bên ngoài là một cách tiếp cận có lợi hơn để sử dụng do khả năng tìm kiếm các phương pháp hay nhất cao hơn.
• Điểm chuẩn chức năng. Các nhà quản lý của các phòng ban chức năng thấy hữu ích khi phân tích khu vực chức năng của họ hoạt động tốt như thế nào so với các khu vực chức năng của các công ty khác. Khá dễ dàng để xác định các bộ phận tiếp thị, tài chính, nhân sự hoặc điều hành tốt nhất trong các công ty khác, vượt trội về những gì họ làm và áp dụng các thực tiễn của họ vào lĩnh vực chức năng của riêng bạn. Bằng cách này, các công ty có thể xem xét nhiều tổ chức khác nhau, thậm chí cả những tổ chức không liên quan và thay vì cải tiến các quy trình riêng biệt, họ có thể cải thiện toàn bộ các lĩnh vực chức năng.
• Điểm chuẩn chung. Theo Kulmala, nó đề cập đến sự so sánh, mà “tập trung vào các quy trình làm việc xuất sắc hơn là vào các hoạt động kinh doanh của một tổ chức cụ thể”. Ví dụ: công ty của bạn cố gắng cải thiện khả năng tiếp thị và tự đánh giá mình với công ty ‘A’. Trong khi quan sát các quy trình tiếp thị ‘A’ của công ty, bạn cũng nhận thấy nguồn nhân lực của họ được quản lý tốt như thế nào bằng cách sử dụng các phân tích ‘dữ liệu lớn’. Điều này giúp bạn có ý tưởng triển khai nhóm thu thập và phân tích dữ liệu trong công ty của mình để cải thiện đáng kể hiệu suất tổng thể của công ty.
  Một ví dụ khác về điểm chuẩn chung là so sánh các quy trình của bạn với các tiêu chuẩn tốt nhất được chấp nhận rộng rãi. Ví dụ, mọi tổ chức đều cố gắng trở thành một tổ chức học tập, bởi vì một tổ chức như vậy được trang bị tốt hơn để vượt qua những thách thức và thích ứng với những thay đổi của thị trường. Bằng cách so sánh công ty của bạn với một số tiêu chuẩn chung, điều này cho thấy rằng công ty của bạn là một tổ chức học hỏi, bạn sẽ sử dụng tiêu chuẩn chung.

Sơ đồ sau đây tóm tắt các loại và cách tiếp cận đối với điểm chuẩn:

Thuận lợi

• Dễ hiểu và sử dụng.
• Nếu được thực hiện đúng cách, đó là một hoạt động chi phí thấp mang lại lợi nhuận khổng lồ.
• Mang lại những ý tưởng sáng tạo cho công ty.
• Cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về cách các công ty khác tổ chức hoạt động và quy trình của họ.
• Tăng nhận thức về chi phí và mức độ hiệu suất của bạn so với các đối thủ của bạn.
• Tạo điều kiện hợp tác giữa các đội, đơn vị và bộ phận.

Nhược điểm

• Bạn cần tìm một đối tác đo điểm chuẩn.
• Đôi khi không thể chỉ định một số liệu để đo lường một quy trình.
• Bạn có thể cần phải thuê một nhà tư vấn.
• Nếu tổ chức của bạn không có kinh nghiệm về nó, chi phí ban đầu có thể rất lớn.
• Các nhà quản lý thường chống lại những thay đổi cần thiết để cải thiện hiệu suất.
• Một số phương pháp hay nhất sẽ không thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức của bạn.

Sử dụng công cụ

So sánh chuẩn được sử dụng rộng rãi bởi các tổ chức, nhưng không có quy trình chung nào về cách thực hiện nó được thiết lập. Mỗi tổ chức thiết kế cách riêng của mình để sử dụng công cụ. Trước khi tiết lộ một số ví dụ, chúng tôi cung cấp cho bạn hướng dẫn ^[3] để giúp quá trình này dễ dàng hơn.

hướng dẫn:

1. Chỉ chọn những sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình hoạt động kém. Việc so sánh các quy trình mà bạn giỏi sẽ gây lãng phí thời gian và tiền bạc mà không mang lại kết quả như mong muốn.
2. Xác định các số liệu hoặc quy trình cụ thể để đo lường. Hãy cẩn thận không chọn các quy trình quá rộng không thể đo lường được vì bạn sẽ không thể so sánh chính xác.
3. Chuẩn bị cho công ty của bạn thay đổi. Tổ chức của bạn phải vượt qua sự kháng cự thay đổi để thực hiện các phương pháp hay nhất mới.
4. Chọn đội đủ điều kiện. Mặc dù đo điểm chuẩn rất dễ sử dụng, nhưng bạn không nên chọn bất kỳ ai để làm điều đó. Bao gồm những người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các thay đổi và những người có kỹ năng về nó.
5. Tham gia vào các mạng điểm chuẩn và sử dụng phần mềm thích hợp để tạo thuận lợi cho quá trình. Có nhiều mạng đo điểm chuẩn khác nhau, nơi các công ty tham gia có thể tìm đối tác đo điểm chuẩn hoặc thu thập dữ liệu cho các chỉ số họ cần. Sự tham gia như vậy tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình một cách đáng kể bằng cách giảm chi phí và thời gian dành cho việc tìm kiếm dữ liệu phù hợp.
6. Hãy tìm kiếm những tiêu chuẩn và ý tưởng tốt nhất ngay cả trong những lĩnh vực không liên quan. Nhiều khám phá quan trọng sẽ được thực hiện bằng cách quan sát các công ty hoàn toàn không liên quan đến tổ chức của bạn.

bánh xe chuẩn

Mô hình bánh xe đo điểm chuẩn được giới thiệu trong bài viết “Đánh giá chất lượng”  là một quy trình gồm 5 giai đoạn được tạo ra bằng cách quan sát hơn 20 mô hình khác.

Nó khá đơn giản và bao gồm các giai đoạn sau:

1. Kế hoạch. Tập hợp một đội. Xác định rõ ràng những gì bạn muốn so sánh và chỉ định số liệu cho nó.
2. Tìm thấy. Xác định đối tác đo điểm chuẩn hoặc nguồn thông tin, nơi bạn có thể thu thập thông tin từ đó.
3. Sưu tầm. Chọn các phương pháp để thu thập thông tin và thu thập dữ liệu cho các số liệu bạn đã xác định.
4. Phân tích. So sánh các số liệu và xác định khoảng cách về hiệu suất giữa công ty của bạn và tổ chức được quan sát. Cung cấp kết quả và đề xuất về cách cải thiện hiệu suất.
5. Cải thiện. Thực hiện các thay đổi đối với sản phẩm, dịch vụ, quy trình hoặc chiến lược của bạn.

Quy trình Xerox

Xerox đã phổ biến việc đo điểm chuẩn và là một trong những công ty đầu tiên giới thiệu quy trình thực hiện nó. Quy trình gồm 5 giai đoạn và 12 bước này được tạo bởi Camp, R. người quản lý của Xerox chịu trách nhiệm đo điểm chuẩn.

Hầu hết các quy trình đều tương tự như các ví dụ ở trên và có thể được áp dụng cho bất kỳ công ty hoặc tổ chức phi lợi nhuận nào cố gắng đạt được hiệu suất vượt trội bằng cách sử dụng điểm chuẩn.

Ví dụ

Công ty ‘A’ đã sử dụng tiêu chuẩn hiệu suất để so sánh sản phẩm ‘X’ của mình với sản phẩm ‘Y’ của đối thủ cạnh tranh và phát hiện ra rằng sản phẩm ‘X’ có giá thấp hơn một chút, nhưng nó cũng có ít tính năng hơn sản phẩm ‘Y’. Công ty nhận ra rằng để giành được thị phần lớn hơn và khẳng định vị thế trên thị trường, công ty phải tăng số lượng các tính năng trong sản phẩm của mình trong khi vẫn giữ nguyên mức giá hoặc thậm chí giảm giá.

Để đạt được điều này, công ty ‘A’ đã thành lập một nhóm nghiên cứu phân tích chuỗi giá trị sản phẩm ‘X’ . Nhóm đã xác định rằng các hoạt động làm tăng thêm chi phí nhiều nhất là tiếp thị và mua các bộ phận trên thị trường mở. Nhóm cũng xác định rằng bằng cách mua các bộ phận tiêu chuẩn trên thị trường, công ty có rất ít chỗ để giới thiệu các tính năng mới vì điều này sẽ yêu cầu các bộ phận tùy chỉnh cho sản phẩm ‘X’ của họ. Bước tiếp theo là chỉ định các số liệu thích hợp cho các hoạt động tiếp thị và mua hàng, đồng thời thu thập dữ liệu cần thiết. Công ty đã tham gia mạng điểm chuẩn và trong vài tuần đã thu thập đủ dữ liệu để so sánh hiệu suất của các quy trình của mình.

Kết quả chỉ ra rằng các hoạt động tiếp thị có thể được cải thiện đáng kể. Nhóm đã nhận ra rằng nhiều doanh nghiệp trong ngành có thể thu hút khách hàng mới một cách có lãi thông qua quảng cáo trực tuyến rầm rộ. Tuy nhiên, những quan sát sâu hơn về các công ty bên ngoài ngành cho thấy lợi nhuận trung bình từ quảng cáo không quá lớn so với lợi nhuận khi thu hút khách hàng thông qua mạng xã hội. Do đó, nhóm quyết định dựa vào mạng xã hội thay vì quảng cáo để thu hút nhiều khách hàng hơn, đồng thời giảm 20% chi phí.

Hoạt động tiếp theo được phân tích là mua các bộ phận trên thị trường mở. Mặc dù đây là một cách thuận tiện để tiến hành kinh doanh nhưng nó lại tốn nhiều chi phí hơn và không cho phép tùy chỉnh sản phẩm. Nhóm đã xác định rằng hoạt động này có thể được cải thiện bằng cách sản xuất các bộ phận bên trong công ty hoặc bằng cách thiết lập mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp. Dữ liệu thu thập được và kinh nghiệm của các doanh nghiệp tương tự khác cho thấy lựa chọn tốt nhất là thiết lập mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp. Chi phí sẽ thấp hơn so với việc sản xuất các bộ phận bên trong công ty hoặc mua chúng trên thị trường mở. Nó cũng sẽ cho phép đặt hàng các bộ phận tùy chỉnh cần thiết cho các tính năng mới.

Bằng cách tham gia vào các hoạt động đo điểm chuẩn, nhóm đã xác định được những lỗ hổng trong hiệu suất của công ty và đưa ra những cách mới để cải thiện các quy trình hiện tại nhằm đạt được hiệu suất cao hơn.